One moment please...
 
 
Exact Financials   
 

Finance- Kostenplaatsen, Kostendragers en Dimensies

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft hoe u kosten en opbrengsten kunt verbijzonderen naar kostenplaatsen, kostendragers en dimensies. U kunt verbijzonderen voor zowel budgetten, verplichtingen en actuele cijfers. Het toekennen van kostenplaatsen en kostendragers is in alle modulen van Exact Financials volledig geintegreerd.

De inrichting van uw kostenplaatsen, kostendragers en dimensies is afhankelijk van uw informatiebehoefte. Feitelijk kunt u aan zowel balans- als resultaatrekening een verbijzondering toekennen in Exact Financials. Een goede kwalificering en inrichting van uw kostenplaatsen, kostendrager en dimensies maakt het verschil als het gaat om informatievoorziening. Vraag uw consultant om advies om een goede kwalificatie te borgen. Uitgaande van de klassieke benadering, zou kunnen worden gesteld dat kostenplaatsen worden aangemaakt om kosten en opbrengsten aan een afdeling toe te kennen. Kostendragers worden in de klassieke benadering gebruikt om producten te definiëren. Zoals aangegeven kunt u de kostenplaatsen en kostendragers ook voor een andere typering kunnen gebruiken. Dimensies definieert u om naar door u zelf gedefinieerde entiteiten te kunnen verbijzonderen. Een dimensie zou u kunnen zien als een "extra lijstje met kostenplaatsen". Middels het gebruik van dimensies, kunt u vijf extra entiteiten definiëren waarnaar u de kosten en opbrengsten zou kunnen verbijzonderen. Zo kunt u bijvoorbeeld denken aan het gebruik een dimensie om "Rayons", "Sector" of "Kenteken" vast te leggen.

Alvorens u de analytische boekhouding in te richten, is het van belang dat u vooraf u informatiebehoefte heeft bepaald en deze heeft vertaald naar de wijze waarop u kostenplaatsen, kostendrager en dimensies wilt gaan inzetten.

Inrichting

Alvorens gebruik te kunnen maken van uw analytische boekhouding, dient u de volgende instellingen en stamgegevens te definiëren.

Instellingen

Multidimensies activeren

Nadat u uw dimensies heeft vastgesteld, activeert u de gewenste dimensies in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Dimensies]. Voor elke geactiveerde dimensie geeft u de door u gewenste omschrijving mee en geeft u aan of deze dimensie gebruikt maakt van een referentietabel. Als u geen gebruik maakt van een referentietabel, dan kunt u bij invoer van van de (dimensie)waarde een vrij te definiëren text meegeven. Als u wel gebruik maakt van een referentietabel, dan dient u bij invoer van de (dimensie) waarde een keuze te maken uit een vooraf opgestelde lijst van waarden net zoals bij de selectie van kostenplaatsen en kostendragers. Het voordeel van het gebruik van een referentietabel is te vinden in de achterliggende samen te stellen informatie. Door gebruik te maken van een referentietabel voorkomt u foutieve invoer. Bij vrije invoer kunt u op het moment van ingave bepalen wat de waarde is. Dit kan handig zijn als het om een grote en veranderlijke lijst van waarden gaat. Zo kan het bijvoorbeeld handig zijn om bijvoorbeeld de dimensie "Kenteken" zonder referentietabel te definiëren. Bij invoer van bijvoorbeeld inkoopfacturen kan de financiële adminstratie direct het kenteken invoeren, zonder daarvoor eerst het kenteken als waarde in de tabel dimensie/kenteken op te nemen.  

Grootboekrekeningen markeren als "te verbijzonderen" 

Per grootboekrekening geeft u aan in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] of u de geboekte bedragen wenst te verbijzonderen naar kostenplaats (tabblad opties), kostendrager (tabblad opties), dimensie 1 (tabblad multidimensies), dimensie 2(tabblad multidimensies), dimensie 3 (tabblad multidimensies), dimensie 4  (tabblad multidimensies) of dimensie 5 (tabblad multidimensies). 

Verbijzonderen verplicht, facultatief of niet van toepassing stellen

Geef per administratie aan welke combinatie van kostenplaatsen, kostendrager en dimensies u wenst te gebruiken in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen]. Ga naar het tabblad "Verwerken" en geef aan of de kostenplaats, kostendrager, dimensie 1, dimensie 2, dimensie 3, dimensie 4 en dimensie 5 wilt {Uitschakelen}, {Facultatief} of {Verplicht} wenst te gebruiken. Het gebruik van kostenplaatsen, kostendragers en dimensies is gekoppeld aan de grootboekrekening waarop u uw actuele cijfers, verplichting of budget op invoert. Met andere woorden als uw grootboekrekening is gemarkeerd als kostenplaats rekening, dan bepaalt u met deze instellingen of verbijzondering naar kostenplaats op deze grootboekrekening {verplicht}, optioneel {facultatief}of niet {uitgeschakeld}is.   

Verbijzondering configureren voor automatische boekingen

Binnen uw administratie worden door Exact Financials automatisch boekingen aangemaakt tijdens de verwerking voor onder andere het afboeken van restbedragen van openstaande posten, rekenverschillen als gevolg van het gebruik van meerdere valuta met verschillende koers en het automatisch verdeling van bedragen over verschillende perioden. Zie [Grootboek administratie]. Voor deze automatische boekingen worden vooraf gedefinieerde grootboekrekeningen gebruikt zoals gedefinieerd in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Grootboekinstellingen]. Als u de gekoppelde grootboekrekeningen heeft gedefineerd als kostenplaats of kostendrager rekening kunt u in [Finance: Bestand, Administratie instellingen, Grootboekinstellingen] tevens aangeven naar welke kostenplaats/kostendrager bij het aanmaken van een automatische boeking op deze grootboekrekening moet worden verbijzonderd. De automatisch te verbijzonderen dimensies koppelt u aan de grootboekrekening in [Finance: Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Grootboekrekeningen] onder het tabblad "multidimensies".  

Stamgegevens

Kostenplaatsen, Kostendragen en Dimensies aanmaken

Gebruik [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Kostenplaatsen] om kostenplaatsen aan te maken. Als u een kostenplaats blokkeert, is invoer op de desbetreffende kostenplaats niet mogelijk.

Kosterdragers maakt u aan middels [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Kostendragers]. Op een geblokkeerde kostendrager kan geen invoer plaatsvinden.

De referentietabellen voor de dimensies 1 t/m 5 maakt u respectievelijk aan in [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Dimensie1], [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Dimensie 2], [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Dimensie 3], [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Dimensie 4] en [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Dimensie 5]. Als u geen referentietabel voor een dimensie te willen gebruiken, kunt u vanzelfsprekend geen gegevens invoeren in de onderhoudsapplicaties op dimensies.

Kostenplaats- en kostendragerkoppelingen definiëren (Restricties)

U kunt het gebruik van kostenplaatsen en kostendragers beperken om vergissingen te voorkomen en om de boekingsprocedure te versnellen. Koppel grootboekrekeningen aan de kostenplaatsen en kostendragers waarmee ze mogen worden gecombineerd in [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Koppeling grootboekrekeningen kostenplaatsen] en [Finance: Analytisch, Stamgegevens, Onderhoud, Koppeling grootboekrekeningen kostendragers]. Als u een boeking op een kostenplaats- of kostendragerrekening maakt, kan deze boeking alleen worden doorberekend naar een van de gekoppelde kostenplaatsen/kostendragers. Definieert u geen koppelingen, dan zijn bij het boeken alle kostenplaatsen/kostendragers beschikbaar.

Procedure

Na configuratie kunt u boekingen (budget, verplichting en realisatie) verbijzonderen naar kostenplaats, kostendrager en dimensies.

Gebruik [Finance: Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen] om boekingen voor kostendragers en kostenplaatsen in te voeren. De journaalposten worden pas weergegeven in kostendrageroverzichten nadat u ze hebt verwerkt met [Finance: Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen]. Tijdens het verwerken wordt een apart verwerkingsverslag voor kostendragers afgedrukt.

Doorboeken/Kostenverdelen

Bedragen die op (hulp-)kostenplaatsen zijn ingevoerd kunnen per periode doorgeboekt worden naar hoofdkostenplaatsen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld telefoonkosten die aan de individuele afdelingen doorverdeeld worden om een beter inzicht te krijgen in de kosten per afdeling.
Hoe de doorverdeling wordt doorbelast wordt vastgelegd in de kostenverdeelstaat. Periodiek moet het doorboeken uitgevoerd worden waarmee een boeking gegenereerd wordt die het saldo van de hulpkostenplaats overboekt naar de hoofdkostenplaat.
Het doorverdelen kan in meerdere niveau's ingericht worden.  

Informatie

In kostendrageroverzichten en kostenplaatsoverzichten worden de bedragen en aantallen weergegeven die zijn doorberekend aan kostendragers en kostenplaatsen.

Via de volgende functies kunt u de analytische waarden bekijken:

  • [Finance; Analytisch, Analytisch, Kostenplaatsenkaarten]
  • [Finance; Analytisch, Analytisch, Kostendragerkaart]
  • [Finance; Analytisch, Analytisch, Kostenplaatsbalansen]
  • [Finance; Analytisch, Analytisch, Kostendragerbalansen] 

Via [Finance; Grootboek, Grootboek, Grootboekmutaties] kunt u de volgende overzichten bekijken: 

  • Rekeningen per kostendrager  - U kunt pas een boeking in een kostendrager maken als u een kostendragerrekening hebt geselecteerd. De rekeningen die worden gebruikt voor boekingen op kostendragers, worden gerangschikt naar kostendrager. Per kostendrager kunt u de kostendragerrekeningen zien die oorspronkelijk werden gebruikt om boekingen in de desbetreffende kostendrager te maken. Alleen periodetotalen worden weergegeven.
  • Kostendragers per rekening - In dit overzicht worden de kostendragers gerangschikt naar de kostendragerrekeningen die worden gebruikt om de boeking te maken. Bij elke kostendragerrekening worden de aan kostendragers doorberekende bedragen getoond. Alleen periodetotalen worden weergegeven.
  • Resultaten per kostendrager - Dit overzicht omvat de jaartotalen voor alle geselecteerde kostendragers. Per kostendrager worden de rekeningtotalen (debet, credit, saldo en aantal) weergegeven.
  • Periodes per kostendrager - Alle mutaties in kostendragers worden gerangschikt naar kostendrager en periode. Voor iedere kostendrager worden de totalen van de kostendragerrekening (debet, credit, saldo en aantal) weergegeven.
  • Saldilijst kostendrager - Dit overzicht laat de verschillende saldi op een kostendrager zien (debet, credit, budget, balanstotaal).
  • Verdichtingen per kostendrager - Dit overzicht bevat jaartotalen gerangschikt per kostendrager en verdichting.
  • [Finance: Grootboek, Kostendragers, Kostendragerbalansen*] - Deze balans ziet er uit als een normale balans, maar bevat alleen bedragen die zijn doorberekend aan de geselecteerde kostendrager. -Het totaal van alle kostendragermutaties is niet noodzakelijk gelijk aan dat van de totaalbalans, omdat niet alle mutaties zijn doorberekend aan kostendragers. Niet elke winst-en-verliesrekening is bijvoorbeeld ook een kostendragerrekening.
Exact Financials > Finance > Analytical accounting > Kostenplaatsen, Kostendragers en Dimensies

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Support - On-line help
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: General  Document ID: 17.673.729
 Assortment: Exact Financials  Date: 28-12-2017
 Release:  Attachment:
 Disclaimer